Digitale receptie op uw tablet

Onthaal, digitaal.

Een digitale receptie op uw tablet. Bezoekers melden zichzelf professioneel aan in hun eigen taal, uw host krijgt direct bericht en de BHV-lijst is altijd realtime bij. AVG-proof, meertalig en binnen 15 minuten volledig ingericht in uw eigen huisstijl.

24/7 altijd beschikbaar
Elke taal naar wens
Direct seintje naar de host
Audittrail per bezoek
< 15 sec met uitnodiging
Optioneel ook voor medewerkers
Start gratis proefperiode → Bekijk voorbeeld ▶
Geen verplichting • AVG-proof • Binnen 15 minuten ingericht
Hoe het werkt

Drie stappen, van aankomst tot vertrek

Bezoeker meldt zich aan op de tablet aan de balie
1

Bezoeker meldt zich aan

De bezoeker vult op de tablet zijn naam in, kiest de reden van bezoek en zoekt zijn contactpersoon. Vooraf uitgenodigde bezoekers tikken alleen een 4-cijferige code en zijn direct binnen. Meertalig scherm (NL, EN, DE, FR) en optioneel akkoord op huisregels of NDA.

Medewerker krijgt direct bericht van de aanmelding
2

Uw medewerker krijgt bericht

Zodra de bezoeker is aangemeld, ontvangt de host een bericht per e-mail of SMS: wie er staat, met welke reden en op welke locatie. Het receptie-dashboard is direct bijgewerkt, en de aanwezigheids- en BHV-lijst weten altijd wie er in het pand is.

Aanwezigheidsbord toont wie er nog in het pand is
3

Bezoeker meldt zich af

Bij vertrek volgt de afmelding op dezelfde tablet. Wie het vergeet, wordt aan het einde van de dag automatisch afgemeld. Alle aan- en afmeldingen zijn met akkoordverklaringen per event vastgelegd in een auditlog voor rapportage en compliance.

Waarom u dit moet regelen

Geen luxe, wettelijk vereist en praktisch onmisbaar

Papieren registratie aan de receptie veroorzaakt vier problemen tegelijk. Bezoekregistratie.nl ondervangt ze alle vier.

01

AVG-proof bezoekersregistratie

Onder artikel 5 lid 1 sub f AVG bent u verplicht persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde inzage. Bij papieren registratie zijn naam, e-mail en bedrijfsnaam van eerdere bezoekers zichtbaar voor volgende bezoekers. Dat kwalificeert als datalek met meldplicht aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Bezoekregistratie.nl houdt iedere registratie alleen toegankelijk voor de verwerkingsverantwoordelijke.

02

Bedrijfshulpverlening en ontruiming (Arbowet)

Op grond van de Arbowet (artikel 3 en 15) treft de werkgever doeltreffende maatregelen voor bedrijfshulpverlening, waaronder een actueel overzicht van aanwezigen bij calamiteiten. Een papieren lijst is bij brand of ontruiming vaak onbereikbaar. Bezoekregistratie.nl biedt de BHV-coordinator een continu actueel overzicht via mobiele toegang.

03

Operationele betrouwbaarheid

Papieren registratie is onbetrouwbaar: vergeten of zoekgeraakte exemplaren, onleesbaar handschrift, volle pagina's en handmatige naverwerking leiden tot onvolledige logboeken. Met Bezoekregistratie.nl ontvangt u bezoekers digitaal via een aanmeldscherm op tablet, ook buiten kantooruren of bij afwezigheid van receptie.

04

Audittrail en aantoonbare compliance

Normen als NEN 7510, ISO 27001, BRCGS Food Safety (clausules 4.2, 7.1 en 7.4) en de meeste aansprakelijkheidsverzekeringen verlangen een herleidbare registratie van fysieke toegang. Bezoekregistratie.nl levert per bezoek een volledige audittrail (in- en uitchecktijd, locatie, toestemmingen, uitnodigingsketen) die direct exporteerbaar is.

Wat het kan

Alles wat een receptionist doet, automatisch

Een tablet bij de ingang en Bezoekregistratie.nl regelt registratie, instructies, uitnodigingen en rapportage.

👤

Zelfregistratie in 60 seconden

Bezoekers vullen hun gegevens in, kiezen de reden van bezoek en gaan akkoord met de huisregels, volledig zelfstandig. Met een code (op uitnodiging of voor vaste bezoekers) zijn ze in 15 seconden aangemeld.

🔢

Snel-aanmelden met code

Nodig bezoekers vooraf uit. Ze ontvangen een unieke 4-cijferige code waarmee ze versneld inloggen op de bezoekdag. Stuur desgewenst vooraf instructies en/of een video-URL mee in de uitnodiging.

📅

Vergaderruimte erbij NIEUW

Boek bij het versturen van een uitnodiging direct een vergaderruimte, of plan losse reserveringen via een visueel rooster. Conflicten worden automatisch geweigerd.

📧

Uitnodigingsmail in uw huisstijl

Wij versturen de uitnodiging namens u vanaf uw eigen afzender-naam en reply-to, met logo, huisstijlkleuren en meertalige tekst. Bijlagen zoals huisregels, NDA of veiligheidsinstructie kunnen automatisch mee. Niet-aangekomen mails worden geregistreerd, u ontvangt direct bericht bij een bounce.

🌐

Iedere gewenste taal

NL, EN, DE en FR staan standaard klaar. Wilt u een extra taal? Die voegen we toe aan uw eigen versie. Onze AI-agents zetten de vertalingen razendsnel voor u klaar.

🎬

Instructies optioneel

Een instructievideo, geschreven huisregels of afbeelding per bezoekcategorie aanzetten kan, maar hoeft niet. Voor levering of een korte afspraak slaat u het over. U kunt deze ook vooraf meesturen met de uitnodiging.

🔔

Direct seintje naar de host

Zodra de bezoeker zich aanmeldt, krijgt de juiste medewerker meteen een melding via e-mail of pushbericht. Geen omroep meer over de afdeling.

📍

Multi-locatie en thuiswerk

Een systeem voor al uw vestigingen. Voeg een locatie "Thuis" toe en u heeft meteen een overzicht van thuiswerkers en een sluitende registratie voor de fiscaal vrijgestelde thuiswerkvergoeding.

⚡

Realtime dashboard

Niet alleen de receptie, maar iedereen met toegang (BHV, host, management) ziet aankomsten en vertrekken direct live. Geen refresh nodig.

🛡

AVG-proof

Toestemming wordt per bezoek apart vastgelegd. Volledig auditeerbaar en aanpasbaar aan uw privacybeleid.

Optioneel: ook voor medewerkers

Als u wilt, ook uw medewerkers op dezelfde tablet

Standaard is Bezoekregistratie.nl er voor bezoekers. Wilt u ook medewerkers laten aan- en afmelden? Dan zet u dat per vestiging aan en heeft u meteen een betrouwbare aanwezigheidsmatrix waarin per locatie en per collega zichtbaar is wie aanwezig, thuis of afwezig is. Handig voor de receptie (om te weten welke collega's op kantoor zijn en snel te doorverbinden), voor de office manager (thuiswerkoverzicht en fiscaal-vrijgestelde thuiswerkvergoeding), en voor de BHV (complete lijst bij ontruiming: bezoekers plus medewerkers).

Aanwezigheidsbord met aangemelde medewerkers
👨‍💼

Medewerker-aanmelden

Elke medewerker krijgt een vaste 4-cijferige code. Een tik op de kiosk is versneld aangemeld, zonder formulier. Bij vertrek dezelfde code: aanwezigheidsduur staat netjes in het log.

📋

Aanwezigheidsbord

Zodra medewerkers meedoen, ziet u live wie er binnen is, in twee kolommen: aanwezig en afwezig. Filter op vestiging of zoek op naam. Handig voor receptie, office manager of het thuiswerk-overleg.

🚨

BHV-ontruimingslijst

Bij een calamiteit heeft de BHV'er met een klik een afvinkbare lijst van iedereen die vandaag is aangemeld, bezoekers en optioneel medewerkers. Werkt ook compact op de telefoon.

🏠

Thuiswerk-overzicht en vergoeding

Voegt u een locatie "Thuis" toe, dan tikken medewerkers 's ochtends een keer aan waar ze werken. Het bord toont wie waar zit, en u heeft een sluitende registratie voor de fiscaal vrijgestelde thuiswerkvergoeding.

🔒

Bold Smart Lock-koppeling

Koppel Bezoekregistratie.nl aan uw Bold Smart Locks. Een tik op de kiosk geeft toegang, per medewerker of bezoekcategorie instelbaar. Eenmalige setup-fee voor de connectie met de Bold-API.

Prijzen

Transparant, geen verrassingen

Inclusief installatie, updates en support. Maandelijks opzegbaar, geen jaarcontract. Prijzen zijn exclusief tablet of ander device.

✓ 30 dagen gratis, geen creditcard
✓ Set-up inbegrepen
✓ Maandelijks opzegbaar
✓ Updates en support standaard
Populair
Cloud Solo
€39/ maand

Voor organisaties met één vestiging.

  • 1 vestiging, onbeperkt tablets
  • Custom branding (logo + huisstijlkleuren)
  • NL, EN, DE, FR standaard
  • Extra taal zelf in te stellen
  • Realtime receptie-dashboard
  • Uitnodigingen + persoonlijke codes
  • Categorieën zelf beheren
  • Direct seintje naar de host
  • AVG-akkoorden + auditlog
  • E-mail support
  • Maandelijks opzegbaar
Demo-link aanvragen
Cloud Business
€69/ maand

Voor organisaties met meerdere vestigingen.

  • Onbeperkt aantal vestigingen
  • Custom branding (logo + huisstijlkleuren)
  • NL, EN, DE, FR standaard
  • Extra taal zelf in te stellen
  • Realtime receptie-dashboard
  • Uitnodigingen + persoonlijke codes
  • Categorieën zelf beheren
  • Direct seintje naar de host
  • AVG-akkoorden + auditlog
  • E-mail support
  • Maandelijks opzegbaar
Start vrijblijvend
Enterprise / On-premise
€4.999eenmalig + €99/mnd support

Voor organisaties die het zelf willen draaien op eigen server.

  • Alles van Cloud Business
  • Installatie op uw eigen server of VPS
  • Data blijft volledig in uw beheer
  • SSO + Active Directory-integratie
  • Custom vormgeving (volledige look-and-feel)
  • API-toegang voor integraties
  • SLA op aanvraag
  • Dedicated accountmanager
Vraag een gesprek aan
Tablet of device niet inbegrepen. Een browser volstaat: u kiest zelf het apparaat dat past bij uw entree (tablet, laptop, mini-pc met scherm of bestaande hardware). Bij oplevering ontvangt u onze installatie- en beveiligingsinstructie: het device staat in kiosk-modus, niemand kan de browser verlaten of andere apps openen.
Contact

Vraag een demo aan

Een demolink om in 5 minuten rond te kijken, een proefomgeving van 30 dagen (eenvoudig om te zetten naar een live omgeving) of gewoon een vraag, opmerking of suggestie.

Reactie binnen één werkdag.