Digitale receptie op tablet, in 1 uur live
Een digitale receptie vervangt het papieren bezoekersboek door een tablet bij de ingang. Bezoekers melden zichzelf aan, de juiste collega krijgt direct een seintje en u heeft een actueel aanwezigheidsoverzicht. Werkt op iedere tablet, kost vanaf €39 per maand, en is in een werkdag te installeren. Hieronder leest u hoe het werkt, welke voordelen u krijgt en hoe u uw eigen digitale receptie live zet.
Het aanmeldscherm op iedere tablet, in uw huisstijl en gekoppeld aan uw eigen hostlijst.
Geen creditcard nodig · maandelijks opzegbaar
Wat is een digitale receptie?
Een digitale receptie is een touch-scherm of tablet bij de ingang van uw organisatie waar bezoekers zichzelf aanmelden, in plaats van zich te moeten melden bij een receptionist of een papieren bezoekersboek. De bezoeker tikt naam en bedrijf in, kiest een reden van bezoek en de collega die hij of zij komt bezoeken, en gaat akkoord met uw huisregels. Binnen 60 seconden is de hele check-in voltooid en krijgt de host automatisch een mailtje (en optioneel een SMS).
In de praktijk lost een digitale receptie drie dagelijkse frustraties op: bezoekers die ongemerkt binnen lopen, een papieren boek waarop cliënten elkaars namen kunnen lezen, en een receptionist die steeds opnieuw hetzelfde mailtje moet typen.
Wat krijgt u met een digitale receptie?
- Zelfregistratie in 60 seconden — bezoekers doorlopen het scherm zelfstandig, in NL, EN, DE of FR.
- Automatische host-notificatie — de juiste collega krijgt direct een mail en/of SMS, geen omroep meer.
- Snel-aanmelden met code — nodig uw bezoekers vooraf uit met een 4-cijferige code, dan tikken zij die in en staan ze direct in het systeem.
- AVG-akkoord per bezoek — uw privacybeleid en huisregels worden vastgelegd, met tijdstempel, voor auditverificatie.
- Live aanwezigheidsoverzicht — wie binnen is, wanneer ingecheckt, voor wie. Ook voor de BHV bij calamiteiten.
- Uw eigen huisstijl — logo, kleuren en welkomsttekst passen we aan op uw merk.
Voor welke organisaties is een digitale receptie geschikt?
In de praktijk: vrijwel elke organisatie die regelmatig externe bezoekers ontvangt en privacy serieus neemt. Een paar typische gevallen waar we klanten zien overstappen van papier naar een digitale receptie:
- Advocatenkantoren en notariaten — bezoekers mogen elkaars naam absoluut niet zien op een register. Lees ook Bezoekersregister voor advocatenkantoor en Bezoekersregistratie voor notariskantoor.
- Accountantskantoren — bij AFM-audits wordt gevraagd hoe u fysieke beveiliging regelt. Een papieren register scoort onvoldoende.
- MKB en bedrijven met receptie — bespaar de tijd van een receptionist of haal die functie helemaal weg buiten kantooruren.
- Zorginstellingen en zorgklinieken — in een zorgsetting telt elke seconde bij ontruiming. Een digitale receptie koppelt aan de BHV-procedure.
- Bouw- en industriële locaties — iedere monteur, leverancier en aannemer moet door dezelfde poort heen. Een tablet in het portiershokje doet de rest.
Hoe werkt het in de praktijk?
U koopt of leent een tablet (iPad, Android, of een Windows-touch). Wij leveren de software en een unieke kiosk-URL. U opent die URL op de tablet en vergrendelt de tablet op die ene pagina (zie onze gratis handleiding voor iPad en Samsung). Daarna staat de digitale receptie gereed: bezoekers kunnen zichzelf aanmelden, het systeem stuurt de host een seintje, en in het admin-paneel ziet u live wie binnen is.
Onder de motorkap is het een Progressive Web App: hij werkt zonder installatie en zonder appstore. Updates rollen automatisch uit. U beheert hosts, talen, akkoorden, categorieën van bezoek en de huisstijl via een gewone webbrowser.
Probeer Bezoekregistratie.nl 30 dagen gratis
Geen creditcard, geen verplichtingen. Vanaf €39 per maand. We richten uw omgeving binnen 1 werkdag in - inclusief logo, kleuren en eerste hosts.
Veelgestelde vragen over een digitale receptie
Heb ik een receptionist meer nodig met een digitale receptie?
Niet voor de aanmelding zelf. Een digitale receptie doet het in- en uitchecken zelfstandig. Een receptionist (of office manager) blijft wel waardevol voor onverwachte vragen, koffie en gastvrijheid, maar de routinematige handeling van "naam opvragen, in het schrift zetten, collega bellen" verdwijnt.
Welke tablet heb ik nodig?
Vrijwel elke tablet vanaf 10 inch werkt. Een iPad (iPadOS 14 of nieuwer), Samsung Galaxy Tab (Android 9 of nieuwer) of een Windows-touchscreen voldoen allemaal. Bij ons in de praktijk zien we de meeste klanten kiezen voor een iPad 10.9" in een vloerstandaard of muurbeugel.
Hoe veilig is een digitale receptie ten opzichte van een papieren register?
Veel veiliger. Iedere bezoeker ziet alleen het eigen scherm, geen andere namen. Akkoorden worden per bezoek vastgelegd. De gegevens worden versleuteld bewaard en automatisch verwijderd na een instelbare bewaartermijn (typisch 90 dagen). Een papieren boek waar cliënten elkaars naam zien is onder de AVG strikt genomen al een datalek.
Wat als de tablet uitvalt of het internet hapert?
De aanmeldpagina werkt offline nadat hij één keer is geladen, dus tijdelijke netwerkstoringen zijn opgevangen. Bij een defecte tablet kunt u in een paar minuten op een willekeurige andere tablet inloggen met dezelfde kiosk-URL.
Hoe begin ik?
Vraag via het contactformulier een persoonlijke demo-link aan. Die mailen wij u direct toe, zodat u de digitale receptie wanneer het u uitkomt bekijkt (een rondje duurt ongeveer 5 minuten). Spreekt het aan? Dan richten wij uw omgeving binnen één werkdag in (logo, kleuren, hosts, talen, akkoorden) en mailen u de kiosk-URL en een korte snelstart-PDF. U vergrendelt de tablet zelf op de URL met onze gratis handleiding, en uw digitale receptie staat live.
Klaar om uw papieren bezoekersboek met pensioen te sturen?
Vraag de demo aan en wij sturen u direct een persoonlijke demo-link per e-mail. Bekijken kan op uw eigen moment, ~5 minuten. Of probeer 30 dagen gratis, zonder verplichtingen.