Aanmelden én de deur openen in één handeling: koppeling met Bold Smart Lock

Wat het is

Bezoekregistratie.nl combineert bezoekers- én medewerkers- registratie op één tablet-kiosk bij de ingang. Met de Bold-koppeling verbinden we die aanmelding aan een slim slot: zodra iemand zichzelf aanmeldt, ontgrendelt de bijbehorende deur automatisch. De registratie en de fysieke toegang zijn zo altijd in sync - een half openstaande deur op naam van iemand die eigenlijk alweer naar huis is, kan niet meer.

De koppeling werkt met de Bold Smart Lock Pro en andere Bold-modellen die via de Bold-app te bedienen zijn. U heeft geen aparte badge-lezer, geen keypad naast de deur en geen extra hardware nodig. De tablet die u toch al voor bezoekersregistratie gebruikt, is ook de "sleutel" voor uw medewerkers.

Hoe het werkt - stap voor stap

1. Tap. Uw medewerker tikt zijn persoonlijke 4-cijferige code in op het kiosk-scherm.
2. Aanmelden. Bezoekregistratie.nl markeert hem direct als aanwezig. Hij verschijnt op het aanwezigheidsbord en op de BHV-ontruimingslijst.
3. Deur open. Onmiddellijk daarna stuurt het systeem een unlock-commando naar het gekoppelde Bold-slot. Binnen enkele seconden gaat de deur open.
4. Vastgelegd. In de audit-trail staat wie welke deur op welk tijdstip heeft geopend, gekoppeld aan de check-in.

Bij vertrek werkt het spiegelbeeldig: op de "Afmelden"-knop tikken, code invoeren, uitgechecked. De deur naar buiten ontgrendelt afhankelijk van uw configuratie automatisch - of loopt via een gewone drukknop aan de binnenkant.

Slim gedrag bij een tweede tap

Werknemers lopen tussendoor even naar buiten - een pauze, een pakketje uit de bus, telefoontje op de parkeerplaats. Ze zijn niet écht weggeweest en willen zich zeker niet elke keer af- en opnieuw aanmelden. Daarom werkt de koppeling zo:

• Eerste tap van de dag: aanmelden + deur open.
• Volgende tap terwijl u al aanwezig bent: geen nieuwe aanmelding, geen afmelding. Alleen de deur open, met een korte "Welkom terug"-melding op de kiosk. Uw naam blijft de hele dag op het aanwezigheidsbord staan.
• Bewust afmelden: via de aparte "Afmelden"-knop op de kiosk. Zo blijft ongewilde afmelding uit.

Deze her-tap-detectie is standaard actief zodra u de deurkoppeling gebruikt. Elke unlock - of het nu een eerste of tweede tap is - wordt als apart event in de audit-trail vastgelegd, dus u ziet later precies hoe vaak de deur op naam van deze medewerker is geopend.

Voor wie

De koppeling verdient zich vooral terug op locaties zonder vaste receptie:

• Productie en magazijn: poortdeuren, kantines, kleedruimtes.
• Kleinere kantoren: hoofdingang open zonder pas, alleen op basis van aanmelding.
• Locaties met externen: bezoekers via de standaard-flow, eigen medewerkers via kiosk-code met deuropening.
• Servicelocaties: technici die zich melden en direct doorlopen naar de werkplaats.

Wat u nodig heeft

• Een Bezoekregistratie.nl-abonnement (Cloud Solo of Cloud Business).
• Een Bold Smart Lock op de deur(en) die u wilt koppelen. Bold Smart Lock Pro wordt aanbevolen; oudere Bold-modellen die via de Bold-app te ontgrendelen zijn werken ook.
• Een Bold-account met de betreffende sloten al toegevoegd. Als u nog geen Bold-account heeft: dit maakt u aan via de Bold-app; wij helpen desgewenst bij de eerste inrichting.
• Een actieve internetverbinding op de Bold Bridge (of Bold Connect-hub) zodat het slot opdrachten kan ontvangen.
• Medewerker-aanmelden aan in uw omgeving. Deze module schakelt kiosk-codes per medewerker, het aanwezigheidsbord en de BHV-lijst in.

In gebruik nemen

De koppeling maakt u aan onder Beheer → Deuren & Bold-koppeling. Op hoofdlijnen:

1. Bold-integratie aanzetten voor uw tenant. Dit gebeurt eenmalig door onze supportafdeling; wij rekenen een setup fee voor inrichting en afstemming met Bold. Neem contact op via hallo@bezoekregistratie.nl voor de actuele tarieven en een offerte.
2. Bold-account koppelen. In de admin-omgeving verschijnt een knop Verbinden met Bold. Log in met uw Bold-account; wij ontvangen dan alleen een OAuth-token dat wij uitsluitend gebruiken om uw sloten aan te sturen.
3. Sloten selecteren. U ziet de lijst met beschikbare Bold-sloten uit uw account en vinkt de sloten aan die u wilt gebruiken.
4. Deur aan kiosk koppelen. Bij elke kiosk (vestiging) geeft u aan welk(e) slot(en) worden ontgrendeld bij een medewerker-check-in vanaf die tablet.
5. Testen. Tik een test-code en controleer of de deur binnen enkele seconden ontgrendelt. In het log ziet u meteen het unlock-event.

Vanaf dat moment werkt de koppeling voor alle medewerkers die een kiosk-code hebben op die vestiging. U hoeft niets per medewerker afzonderlijk in te stellen.

Audit-trail en privacy

Elke unlock wordt vastgelegd met:

• Wie - de medewerker die de code heeft ingetikt.
• Wanneer - datum en tijd tot op de seconde.
• Welke deur - de Bold-locatie zoals gekoppeld aan de kiosk.
• Wat voor gebeurtenis - eerste check-in, her-tap na pauze, handmatige unlock uit het dashboard.

Deze log is inzichtelijk voor beheerders en BHV in het admin-dashboard, en 90 dagen bewaard (langer op verzoek). Er worden geen video-, audio- of biometrische gegevens verwerkt. De koppeling voldoet aan de AVG voor toegangs- en aanwezigheids- registratie.

Veelgestelde vragen

Werkt dit ook zonder aanmelding?

Ja. In het admin-dashboard is er een knop Deur openen per gekoppelde deur; die opent handmatig. Dat is bijvoorbeeld handig voor een koerier of een tijdelijke bezoeker zonder kiosk-code.

Wat als het Bold-slot offline is?

De aanmelding op de kiosk gaat gewoon door - die is onafhankelijk van het slot. De deur zal fysiek niet ontgrendelen; op de kiosk verschijnt een melding en het event komt in de log als "unlock mislukt". Zodra Bold weer online is, werkt het weer.

Kan ik meerdere sloten aan één kiosk hangen?

Ja. Bij één tap kunnen meerdere Bold-sloten tegelijk ontgrendelen - bijvoorbeeld hoofdingang én tussendeur naar de werkplaats.

Wat als een medewerker de kiosk-code kwijt is?

De beheerder genereert eenvoudig een nieuwe 4-cijferige code onder Beheer → Medewerkers. De oude code werkt daarna niet meer.

Kunnen bezoekers ook deuren openen?

Voor bezoekers geldt de standaard-flow: incheck bij de kiosk, host wordt gebeld, host haalt op. Deuropening op de kiosk-tap is bewust uitsluitend voor medewerkers, om de toegangscontrole strak te houden.

Werkt het naast een bestaand toegangscontrolesysteem?

Ja. Bold-koppeling en bestaande badge-systemen sluiten elkaar niet uit. Veel klanten gebruiken Bold voor de tussendeuren en de kiosk-flow als aanvulling op bestaande badge-poortjes bij de hoofdingang.